虽然向委员会提出的申诉,也称为来文或请愿书,不一定必须采用特定形式,但建议使用下文所附的申诉和建议表格样本。 投诉必须以书面形式提交,书面清晰,最好是硬拷贝,并签名。 通过电子邮件发出的投诉应扫描并附在发给人权高专办请愿小组的电子邮件中(见本事实说明末尾的联络资料)。 只有以联合国正式语文之一(阿拉伯文、中文、英文、法文、俄文和西班牙文)提交的来文才可接受审议。 申诉必须载有关于申请人的基本资料--申请人的姓名、国籍、出生日期、邮政地址和电子邮件地址--并且必须具体指明所针对的缔约国。
地址或其他联系信息的任何后续更改应尽快通知。
按时间顺序陈述申诉所依据的所有事实是非常重要的。 事实陈述应尽可能完整,并包含所有相关信息。 申请人必须说明为什么他或她认为所提出的事实表明违反了相关合同。 特别建议申请人指出合同中所载据称受到侵犯的权利。 还建议,如果委员会得出结论认为提交给它的事实表明存在违反行为,则说明申诉人希望从缔约国得到的补救办法类型。
申诉人还应详细说明他为用尽申诉所针对的缔约国现有补救办法已采取的措施,即缔约国地方法院和当局已采取的措施。 用尽国内补救办法的要求意味着必须首先提请有关国家当局注意申诉,直至现有的最高案件为止。 如果其中一些补救措施尚未决定或尚未用尽,还应说明这一点,以及相关原因。 有关进一步的解释,见下文。
申请人应提供与其申诉和论点有关的所有文件的副本特别是国家当局就其申诉作出的行政或司法决定。 只应提交文件的副本,而不是原件。 如果这些文件没有任何联合国正式语文本,则必须提供完整或简短的翻译。 文件应按时间顺序排列,应相应编号,并附有其内容的简要说明。 投诉不应超过50页(不包括附录)。 如果它超过20页,它还应该包括一个长达5页的简短摘要,概述其主要元素。
如果申诉中没有根据这些程序处理的重要信息,或者事实陈述不明确,联合国秘书处(人权高专办)将要求申请人提供补充信息或重新提交申诉。 申请人应注意与秘书处的通信,并应尽快发送所要求的信息。 如果自相关请求之日起一年内仍未提供信息,则终止该案件。
委员会作出的最终决定将公之于众。 因此,如果申请人不希望他们的名字出现在最终决定中,他们应该尽早表明这一点。 鉴于所作决定通常具有的高水平宣传(包括在因特网上张贴,这使得几乎不可能更正和(或)排除信息),联合国可能无法满足在最后决定公布后提出的匿名要求。